Pernyataan Privasi Pihak Ketiga Global

KEBIJAKAN PRIVASI DAN KERAHASIAAN KLIEN GLOBAL / PIHAK KETIGA

Diperbarui: Maret 2025

Departemen: Hukum & Kepatuhan

Pemilik: Petugas Privasi Global

1. PERNYATAAN KEBIJAKAN

Cushman & Wakefield¹ (bersama dengan grup perusahaannya, "C&W" atau "Perusahaan") berkomitmen untuk menghormati dan melindungi semua informasi yang dipercayakan kepada kami dalam menjalankan bisnis. Hal ini termasuk privasi individu serta kerahasiaan klien.  Kebijakan Privasi & Kerahasiaan Klien Global/Pihak Ketiga ("Kebijakan") menjelaskan metode C&W terkait pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengamanan Informasi Rahasia dan Pribadi untuk tujuan terkait bisnis.

2. RUANG LINGKUP UMUM KEBIJAKAN

Kebijakan ini berlaku untuk semua direktur, pejabat, mitra, karyawan, karyawan sementara yang dipekerjakan melalui agensi, pialang profesional, dan kontraktor independen² (secara bersamasama disebut "Karyawan") di seluruh dunia³.

3. PENGECUALIAN TERHADAP KEBIJAKAN

Tidak ada.

4. PROSEDUR/PANDUAN TERPERINCI

A. DEFINISI

1. Informasi Rahasia - Setiap dan semua informasi atau data (apa pun bentuknya) yang diberikan kepada Cushman & Wakefield oleh klien atau pihak ketiga dalam keadaan rahasia, yang tidak diketahui oleh publik, dan yang berkaitan dengan perikatan klien atau urusannya. Hal ini dapat mencakup jenis informasi atau data diatur oleh undang-undang informasi lainnya (misalnya, sensitif terhadap harga atau pemerintah dilindungi).
   
   
2. Informasi Pribadi - Setiap dan semua informasi atau data (apa pun formatnya) yang (i) mengidentifikasi atau dapat digunakan untuk mengidentifikasi, menghubungi, atau menemukan seseorang, atau (ii) yang berhubungan dengan seseorang, yang identitasnya dapat disimpulkan secara langsung atau tidak langsung, termasuk informasi apa pun yang terkait atau dapat dikaitkan dengan orang tersebut.
   
   
3. Informasi Pribadi Sensitif - Bagian dari Informasi Pribadi, yang karena sifatnya telah diklasifikasikan oleh hukum, kontrak, atau kebijakan C&W sebagai informasi yang memerlukan perlindungan privasi tambahan dan Perlindungan yang Disempurnakan. Informasi dapat terdiri dari: (i) nomor identifikasi yang dikeluarkan oleh pemerintah, (ii) informasi perbankan dan pembayaran, (iii) informasi kesehatan, biometrik, dan medis, (iv) informasi kredit konsumen, (v) elemen data yang mengungkapkan ras, etnis, pendapat politik, keyakinan agama atau filosofis, keanggotaan serikat pekerja, kehidupan seks atau orientasi seksual, data genetik, data biometrik (jika diproses untuk tujuan mengidentifikasi seseorang secara unik), dan catatan kriminal atau dugaan kejahatan, dan (vi) Informasi Pribadi lainnya yang ditetapkan oleh C&W sebagai Informasi Pribadi yang Sensitif.
   
   
4. Perlindungan yang Ditingkatkan - Penerapan tindakan fisik, teknis, dan administratif yang lebih ketat terhadap risiko pengungkapan Informasi Pribadi Sensitif yang tidak disengaja atau tidak sah daripada perlindungan yang umumnya diperlukan karena pengungkapan Informasi Pribadi Sensitif yang tidak disengaja atau tidak sah Informasi Pribadi yang sensitif akan menimbulkan risiko kerugian besar bagi individu, termasuk pencurian identitas atau penipuan keuangan.
   
   
5. Subjek data - Orang yang terkait dengan Informasi Pribadi.
   
   
6. Petugas Privasi Global - Individu yang ditunjuk oleh Cushman & Wakefield untuk pengawasan Program Privasi Global C&W.

B. TATA KELOLA

1. Chief Privacy Officer bertanggung jawab atas pengawasan Kebijakan ini, strategi perusahaan untuk mengatasi risiko manajemen operasional dan privasi informasi, dan dukungan terhadap kepatuhan terhadap semua undang-undang dan peraturan perlindungan data, privasi, dan keamanan informasi.
   
   
2. Setiap lini bisnis dan departemen bertanggung jawab untuk mengikuti Kebijakan ini dalam rangka menangani aktivitas spesifiknya yang melibatkan pengumpulan, penggunaan, pengungkapan, pemusnahan, pemindahan internasional, pelaksanaan hak, dan pengamanan Informasi Rahasia dan Pribadi.

C. KOLEKSI

1. C&W mengumpulkan Informasi Rahasia atau Informasi Pribadi untuk tujuan memberikan layanan kepada klien, mengelola infrastruktur untuk mendukung layanan tersebut, dan mematuhi kewajiban hukum dan kepatuhan.
   
   
2. Volume dan jenis Informasi Rahasia atau Informasi Pribadi yang dikumpulkan tergantung pada apa yang diperlukan atau relevan untuk memberikan layanan kepada klien. C&W bertujuan untuk mengumpulkan hanya jumlah minimum Informasi Rahasia dan Pribadi
   untuk memberikan layanan.
   
   
3. Kecuali jika disepakati lain, klien bertanggung jawab untuk memastikan keabsahan dan kewajaran setiap pengungkapan Informasi Rahasia dan Pribadi kepada C&W (termasuk memastikan keabsahan dan kewajaran setiap pemrosesan Informasi Rahasia dan Pribadi tersebut oleh C&W). Hal ini termasuk mendapatkan persetujuan yang diperlukan dari Subjek Data.
   
   
4. Kewajiban untuk memberikan pemberitahuan yang relevan (misalnya, kepada Subjek Data) atau informasi mengenai pengumpulan atau penggunaan Informasi Rahasia atau Pribadi oleh C&W ada pada klien atau pihak ketiga. C&W juga bergantung pada klien dan pihak ketiga untuk memberikan Informasi Rahasia atau Informasi Pribadi yang akurat, lengkap, dan konsisten.
   
   
5. C&W juga dapat mengumpulkan Informasi Pribadi dari sumber-sumber yang tersedia untuk umum, termasuk, namun tidak terbatas pada, situs web dan basis data internet publik, sumber-sumber publik atau pemerintah, dan berita atau pelaporan sumber terbuka.

D. GUNAKAN

1. C&W menggunakan Informasi Rahasia dan Pribadi hanya untuk menyediakan layanan kepada klien, mengelola infrastruktur untuk mendukung layanan tersebut, dan mematuhi kewajiban hukum dan kepatuhan.
   
   
2. C&W bertindak berdasarkan instruksi dari klien ketika menggunakan Informasi Rahasia dan Pribadi. Instruksi ini dapat diberikan secara lisan atau tertulis, dan bentuk serta detailnya tergantung pada layanan dan permintaan atau persyaratan klien. Dalam konteks hukum privasi yang berlaku, C&W biasanya bertindak sebagai Pemroses Data/Penyedia Layanan untuk klien kami.
   
   
3. Kecuali jika disepakati lain, C&W dapat menggunakan Informasi Rahasia dan Pribadi tertentu untuk pembandingan statistik, intelijen industri, dan tujuan penelitian. Sebelum melakukannya, C&W akan mengambil langkah-langkah yang wajar untuk menganonimkan atau menggabungkan informasi tersebut.
   
   
4. Meskipun bukan merupakan fitur yang umum dalam memberikan layanan, C&W mematuhi setiap persyaratan atau pembatasan dari klien tentang penggunaan Informasi Pribadi untuk membuat profil atau membuat keputusan otomatis pada individu.

E. RETENSI

1. Apabila C&W memberikan fasilitas kepada klien untuk mengakses dan menghapus Informasi Rahasia dan Pribadi yang diproses atas nama klien, maka klien bertanggung jawab untuk menghapus Informasi Rahasia dan Pribadi tersebut apabila sudah tidak diperlukan lagi. Dalam kasus lain, C&W akan menghapus Informasi Rahasia dan Pribadi pada akhir periode penyimpanan yang telah disepakati dengan klien, atau dalam sesuai dengan instruksi klien dalam memenuhi hak-hak Subjek Data.
   
   
2. C&W dapat menyimpan salinan Informasi Rahasia dan Pribadi untuk mematuhi persyaratan hukum atau untuk tujuan kepatuhan atau pencatatan, dalam hal ini C&W akan menyimpan Informasi Rahasia dan Pribadi tersebut selama yang disyaratkan oleh persyaratan hukum atau untuk memenuhi tujuan tersebut.
   
   
3. Sehubungan dengan Informasi Rahasia dan Pribadi yang disimpan dalam bentuk cadangan atau arsip, C&W menjalankan siklus pemusnahan yang terprogram, dan penghapusan secara selektif tidak dapat dilakukan. C&W terus melindungi informasi tersebut sepanjang dan sesuai dengan Kebijakan ini. Informasi Rahasia dan Pribadi yang disimpan dalam cadangan atau arsip tidak tunduk pada pemrosesan lebih lanjut.

F. PENGUNGKAPAN

1. Informasi Rahasia dan Pribadi dibagikan di dalam C&W kepada individu dan departemen yang perlu mengetahuinya. Pengungkapan tergantung pada sifat informasi dan layanan yang diberikan.
   
   
2. C&W hanya mengungkapkan Informasi Rahasia atau Informasi Pribadi kepada organisasi luar da l am rangka, atau untuk tujuan memberikan layanan kepada klien. C&W juga dapat mengungkapkan kepada pihak ketiga jika diwajibkan oleh hukum atau untuk tujuan
   kepatuhan.
   
   
3. Penerima tersebut termasuk entitas dan afiliasi grup C&W lainnya, perusahaan asuransi dan penasihat profesional C&W, penasihat lain, atau pihak ketiga lainnya sebagaimana diinstruksikan oleh klien, atau organisasi yang menyediakan berbagai fungsi bisnis dan teknologi yang dialihdayakan kepada C&W.
   
   
4. Ketika C&W mengungkapkan Informasi Rahasia atau Informasi Pribadi kepada pihak ketiga, pihak ketiga diberi wewenang untuk menggunakan dan mengungkapkan lebih lanjut Informasi Rahasia atau Informasi Pribadi yang terkait hanya jika diperlukan untuk
   memberikan layanan mereka kepada C&W atau sebagaimana diwajibkan oleh hukum.
   
   
5. C&W harus mengambil tindakan yang tepat untuk memastikan bahwa pihak ketiga melindungi Informasi Rahasia dan Pribadi yang diungkapkan oleh C&W kepadanya. Hal ini mencakup penggunaan kontrak yang sesuai dan langkah-langkah keamanan informasi yang pada dasarnya memberikan tingkat perlindungan yang setara dengan yang telah disepakati dengan klien kami.
   
   
6. Jika diizinkan oleh hukum dan peraturan, C&W harus memberi tahu klien atau pihak ketiga yang relevan jika C&W mengusulkan untuk mengungkapkan Informasi Rahasia atau Informasi Pribadi sebagaimana diwajibkan oleh hukum atau untuk menanggapi permintaan pemerintah.
   
   
7. C&W tidak menjual atau membagikan Informasi Pribadi klien.

G. TRANSFER INTERNASIONAL

1. C&W dan kliennya beroperasi di seluruh dunia, dan subjek layanan yang diberikan kepada klien dapat berlokasi di satu atau beberapa yurisdiksi. Untuk memberikan layanan, C&W dapat menerima atau mentransfer Informasi Rahasia dan Pribadi Informasi di dalam suatu negara atau lintas batas.
   
   
2. Apabila C&W perlu mentransfer Informasi Pribadi secara internasional, C&W akan melakukannya sesuai dengan perjanjian apa pun dari dan sebagaimana diizinkan oleh klien atau sesuai dengan undang-undang privasi yang berlaku.
   
   
3. C&W memiliki perjanjian transfer data antar-grup di seluruh badan hukum C&W dan mengandalkan mekanisme transfer internasional yang sah secara hukum, seperti Klausul Kontrak Standar Uni Eropa dan Inggris, untuk mentransfer Informasi Pribadi secara internasional kepada pihak ketiga.

H. PELAKSANAAN HAK

1. Apabila seseorang selain klien ingin menggunakan hak apa pun (seperti akses atau koreksi) berdasarkan undang-undang privasi yang berlaku terkait Informasi Pribadi, C&W akan segera memberi tahu klien agar klien dapat menanggapinya.
   
   
2. Jika C&W menerima keluhan tentang pengumpulan, pemrosesan, atau pembagian Informasi Pribadi atau permintaan dari otoritas pengatur yang bertanggung jawab atas kepatuhan terhadap undang-undang privasi, C&W akan, sejauh diizinkan oleh hukum, segera memberi tahu klien agar klien dapat menanggapinya.

I. PERLINDUNGAN

1.  C&W mengumpulkan, memproses, memelihara, membagikan (secara internal dan eksternal), dan memusnahkan Informasi Pribadi dengan cara yang secara tepat membatasi risiko kehilangan, pencurian, penyalahgunaan, atau akses yang tidak sah.
   
   
2. Semua Karyawan C&W diwajibkan secara kontraktual untuk menjaga Informasi Rahasia dan Pribadi. Selain itu, Karyawan tertentu dapat dikenai kewajiban profesional tambahan terkait kepatuhan terhadap hukum dan kerahasiaan.
   
   
3. Apabila telah terjadi kerugian serius, penyalahgunaan, atau pelanggaran lain terhadap integritas dan kerahasiaan Informasi Pribadi yang kemungkinan besar dapat menyebabkan kerugian serius, C&W harus mematuhi persyaratan untuk memberi tahu klien sebagaimana yang telah disepakati dengan klien atau berdasarkan hukum yang berlaku.
   
   
4. C&W meningkatkan kesadaran akan hal-hal yang tercantum dalam Kebijakan ini melalui komunikasi dan pelatihan, dan menerapkan langkah-langkah untuk memastikan keandalan Karyawan yang mengakses Informasi Rahasia dan Pribadi.

J. PANDUAN LEBIH LANJUT

Interpretasi atas Kebijakan ini harus disampaikan kepada Kepala Pejabat Privasi. Chief Privacy Officer akan bertanggung jawab untuk menafsirkan bagian mana pun dari Kebijakan ini yang mungkin berlaku untuk situasi tertentu.

K. BAHASA

Meskipun Kebijakan ini tersedia dalam berbagai bahasa, teks bahasa Inggris akan berlaku jika terjadi perbedaan dalam penafsiran versi Kebijakan yang berbeda.

1 Istilah "Cushman & Wakefield" digunakan secara luas di sini untuk mencakup Cushman & Wakefield PLC serta seluruh afiliasi global, anak perusahaan, dan fungsi
bisnis atau korporasi, termasuk entitas yang mempekerjakan karyawan atau melibatkan kontraktor independen, sebagaimana yang berlaku.
2 Kontraktor independen adalah vendor independen yang membantu Perusahaan dalam pengembangan dan pelaksanaan bisnis secara strategis dasar. Kontraktor independen harus mematuhi kebijakan ini sebagai bagian dari kewajiban yang diemban berdasarkan perjanjian masing-masing dengan Perusahaan. Apabila kontraktor independen merupakan badan hukum dan bukan perorangan, maka kontraktor independen tersebut harus menyebabkan dan mengarahkan rekanannya yang terkait dengan layanan yang diberikan kepada Perusahaan, jika diminta oleh Perusahaan, untuk mengakui dan mematuhi kebijakan ini.
3 Kepatuhan terhadap kebijakan ini tidak boleh ditafsirkan atau diartikan sebagai menciptakan hubungan kerja antara Karyawan dengan entitas Perusahaan tertentu di mana tidak ada hubungan kerja. Kepatuhan terhadap kebijakan ini oleh kontraktor independen atau pejabat atau rekanan dari kontraktor independen tersebut tidak boleh ditafsirkan atau diinterpretasikan sebagai menciptakan hubungan kerja antara kontraktor independen, atau pejabat atau rekanan dari kontraktor independen tersebut, dan Perusahaan.