Tietosuojailmoitus
Tämä on REnium Advisors Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 28.5.2018. Viimeisin muutos 31.10.2023.
1. Rekisterinpitäjä
REnium Advisors Oy
Osoite: Keskuskatu 1 A, 00100 Helsinki sähköposti: info@cushwake.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Ville Suominen puh. 010 8368455
sähköposti: ville.suominen@cushwake.fi
3. Rekisterin nimi
Yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteiden hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen, myyntiin ja toimittamiseen, palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille ja sidosryhmille suunnatussa viestinnässä kuten uutiskirjeiden, markkinakatsausten ja tiedotteiden lähettämiseen, tapahtumista ja projekteista viestimiseen sekä markkina- ja kyselytutkimusten tekemiseen liittyvissä tarkoituksissa.
Yhteistyökumppanilla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi. Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.
5. Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:
a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä käyttötarkoitusta varten;
b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.
Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas tai muu yhteistyökumppani, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.
6. Rekisterin tietosisältö
Markkinointi- tai muun yhteistyösuhteen alkaessa rekisteriin kerätään asiakkaan perustiedot:
• etu- ja sukunimi,
• työnantajan nimi,
• työnantajan osoite, postinumero ja postitoimipaikka,
• asiakkaan tehtävänimike,
• puhelinnumero,
• sähköpostiosoite.
Perustietoja voidaan kerätä myös vain osittain.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Yhteistyökumppani antaa useimmiten itse omat tietonsa yhteistyösuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi. Tietoja voidaan saada sidosryhmiltä voimassa olevien sopimusten puitteissa. Rekisteriin tallennettavat tiedot voidaan saada myös www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Muissa tapauksissa yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Edellä kuvattujen henkilötietojen antaminen rekisterinpitäjälle on yhteistyön toteuttamisen ja osapuolten välisen sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, ja jos rekisterinpitäjä ei saa kyseisiä henkilötietoja, rekisterinpitäjä ei välttämättä kykene suorittamaan yhteistyöhön liittyviä ja sopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille. Tapauskohtaisesti tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävä tietokanta sijaitsee ympäristössä, johon on pääsy ainoastaan REnium Advisors Oy:n työntekijöillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla järjestelmän palvelutoimittajan henkilöillä. Tiedontallennusympäristö sekä sen ja käyttäjien välinen tietoliikenne on suojattu asianmukaisilla ja ajantasaisilla tietoturvaratkaisuilla.
Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan REnium Advisors Oy:n työntekijät ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla järjestelmän palvelutoimittajan henkilöillä.
Henkilötietoja sisältävät paperiset asiakirjat sijaitsevat REnium Advisors Oy:n toimistolla lukitussa kaapissa. Toimistolle pääsy on rajattu kulkutunnistein ja lisäksi pääsy lukittuun kaappiin on rajattu. Henkilötietoja sisältävien asiakirjojen hävittämisessä käytetään tietosuoja-astiaa.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein.
Yleisiä asiakastietoja säilytetään enintään viisi vuotta ja tiedot poistetaan rekisteristä viisi vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakas-/muu yhteistyösuhde rekisterinpitäjään on päättynyt ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Uutiskirjeiden, markkinakatsausten ja muun REnium Advisors Oy:n markkinointimateriaalin vastaanottajista kerättyä uutiskirjeiden toimitukseen tarvittavaa tietoa säilytetään enintään viisi vuotta sen jälkeen, kun rekisteröity on ilmaissut halunsa uutiskirjeen ja muiden tiedotteiden vastaanottamiseen lopettamiseen.
Rekisteröidyn suoramarkkinointisuostumuksia ja -kieltoja säilytetään enintään viisi vuotta. Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.