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POLÍTICA GLOBAL DE PRIVACIDADE E CONFIDENCIALIDADE DE CLIENTES E TERCEIROS

Atualizado em 1o de fevereiro de 2020


Departamento: Jurídico e Compliance

Responsável: Diretor Global de Privacidade

  1. DECLARAÇÃO DA POLÍTICA

    A Cushman & Wakefield (“C&W”) está comprometida em respeitar e proteger todas as informações que nos são confiadas no decorrer dos nossos negócios. Isso inclui a privacidade dos indivíduos e a confidencialidade dos clientes. Esta Política descreve os métodos da C&W no que tange à coleta, uso, divulgação e proteção das Informações Confidenciais e Pessoais para fins comerciais.

    2. ESCOPO GERAL DA POLÍTICA

    Esta Política aplica-se a todas as linhas e departamentos da C&W mundialmente, incluindo todos os locais dos escritórios corporativos, linhas de negócios, serviços compartilhados e unidades operacionais de negócios, na medida em que estejam realizando ou apoiando a prestação de serviços aos clientes.

    3. EXCEÇÕES À POLÍTICA

    Nenhuma.

    4. ORIENTAÇÕES/PROCEDIMENTOS DETALHADOS

    A. DEFINIÇÕES

    1. Informações Confidenciais – Toda e qualquer informação ou dado (independentemente do formato) fornecido à Cushman & Wakefield por clientes ou terceiros em circunstâncias confidenciais, que não são publicamente conhecidos e que estão relacionados a um contrato com o cliente ou seus assuntos. Isso pode incluir informações ou tipos de dados regidos por outras leis de proteção das informações (por exemplo, informações internas sensíveis de preços ou protegidas pelo governo).

    2. Dados Pessoais – Toda e qualquer informação ou dado (independentemente do formato) que (i) identifique ou possa ser usado para identificar, contatar ou localizar um indivíduo, ou (ii) que se relacione a um indivíduo, cuja identidade pode ser direta ou indiretamente inferida, incluindo quaisquer informações vinculadas ou vinculáveis a esse indivíduo.

    3. Dados Sensíveis – Um subconjunto de informações pessoais que, em função da sua natureza, foram classificadas por lei, contrato ou pela política da C&W como exigindo proteções de privacidade adicionais e Proteção Aprimorada. As Informações Pessoais Sensíveis podem consistir em: (i) números de identificação emitidos pelo governo, (ii) informações bancárias e de pagamento, (iii) informações de saúde, biométricas e médicas, (iv) informações de crédito ao consumidor, (v) elementos de dados que revelam a raça, etnia, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, vida sexual ou orientação sexual, dados genéticos, dados biométricos (quando tratados com o objetivo de identificar um indivíduo de maneira individual) e registros criminais ou alegações de crimes, além de (vi) quaisquer outras informações pessoais designadas pela C&W como sendo Informações Pessoais Sensíveis.


    6. Proteção Aprimorada – Consiste na implementação de medidas físicas, técnicas e administrativas mais rigorosas do que as salvaguardas geralmente exigidas, agindo contra o risco de divulgação inadvertida ou não autorizada de Dados Pessoais Sensíveis, uma vez que a divulgação inadvertida ou não autorizada de Dados Pessoais Sensíveis criaria um risco de danos substanciais para o indivíduo, incluindo roubo de identidade ou fraude financeira.

    7. Titular dos Dados – A pessoa sobre a qual os Dados Pessoais se referem.

    8. Diretor Global de Privacidade – O indivíduo nomeado pela Cushman & Wakefield para supervisionar o Programa Global de Privacidade da C&W.

    B. GOVERNANÇA

    1. O Diretor Global de Privacidade é responsável pela supervisão desta Política, pela estratégia empresarial ao abordar o risco operacional e de gerenciamento de privacidade das informações e pelo apoio ao cumprimento de todas as leis e regulamentos de proteção de dados, privacidade e segurança da informação.

    2. Cada departamento e linha de negócios individuais é responsável por cumprir esta Política visando abordar suas atividades específicas envolvendo a coleta, uso, divulgação, destruição, transferência internacional, exercício de direitos e proteção de Informações Confidenciais e Dados Pessoais.

    C. COLETA

    1. A C&W coleta Informações Confidenciais ou Dados Pessoais com o objetivo de fornecer serviços aos clientes, gerenciar a infraestrutura para suportar esses serviços e cumprir as obrigações legais e de conformidade.

    2. O volume e o tipo de Informações Confidenciais ou Dados Pessoais coletados dependem do que é necessário ou relevante para a entrega de serviços aos clientes. A C&W visa coletar apenas a quantidade mínima de Informações Confidenciais e Dados Pessoais para a prestação dos serviços.

    3. Salvo acordo em contrário, os clientes são responsáveis por garantir a legalidade e a equidade de qualquer divulgação de Informações Confidenciais e Dados Pessoais para a C&W (incluindo assegurar a legalidade e a equidade de qualquer tratamento dessas Informações Confidenciais e Dados Pessoais pela C&W). Isso inclui a obtenção de todos os consentimentos, caso necessários,  do Titular dos Dados.

    4. A obrigação de fornecer quaisquer avisos (por exemplo, para um Titular dos Dados que estiver sob a responsabilidade do cliente ou de terceiros) ou informações relevantes sobre a coleta ou uso de Informações Confidenciais ou Pessoais pela C&W é do cliente ou de terceiros. A C&W também depende de clientes e terceiros para fornecer Informações Confidenciais ou Dados Pessoais precisos, completos e consistentes.

    5. A C&W também pode coletar Dados Pessoais de fontes disponíveis publicamente, incluindo, mas não se limitando, a sites e bancos de dados públicos da Internet, fontes públicas ou governamentais e notícias ou relatórios de código aberto, sempre respaldada pela devida base legal

    D. USO

    1. A C&W utiliza Informações Confidenciais e Dados Pessoais apenas para prestar serviços aos clientes, gerenciar a infraestrutura de suporte a esses serviços e cumprir as obrigações legais e de conformidade. Poderá também utilizar os Dados Pessoais com base em seu legítimo interesse, sempre no limite do quanto é esperado pelo cliente, principalmente levando em consideração o relacionamento já existente com a C&W, e nunca em prejuízo aos seus interesses, direitos e liberdades fundamentais

    2. A C&W segue as instruções dos clientes ao usar Informações Confidenciais e Dados Pessoais. Essas instruções podem ser fornecidas oralmente ou por escrito, e seu formato e detalhes dependem dos serviços e dos desejos ou requisitos do cliente.

    3. Salvo acordo em contrário, a C&W pode usar determinadas Informações Confidenciais e Dados Pessoais para realizar comparações estatísticas, para fins de inteligência do setor e de pesquisa. Antes de fazer isso, a C&W tomará medidas razoáveis para anonimizar ou agregar os Dados Pessoais.

    4. Embora não seja uma característica comum para a prestação de serviços, a C&W cumpre todos os requisitos ou restrições de clientes sobre o uso de Dados Pessoais para criar perfis ou tomar decisões automatizadas sobre indivíduos.

    E. RETENÇÃO

    1. Quando a C&W fornece ao cliente a capacidade de acessar e excluir Informações Confidenciais e Dados Pessoais tratados em seu nome, o cliente é responsável por excluir as Informações Confidenciais e Dados Pessoais quando eles não forem mais necessários. Em outros casos, a C&W excluirá as Informações Confidenciais e Dados Pessoais ao final de qualquer período de retenção acordado com o cliente ou de acordo com as instruções do cliente.

    2. A C&W pode reter cópias das Informações Confidenciais e Dados Pessoais para cumprir os requisitos legais ou para fins de conformidade ou manutenção de registros, em cujo caso a C&W reterá essas Informações Confidenciais e Dados Pessoais pelo tempo exigido por esses requisitos legais ou para cumprir esses fins.

    3. No que tange às Informações Confidenciais e Dados Pessoais mantidas em backups ou arquivos, a C&W opera um ciclo de destruição programado e a exclusão seletiva não é viável. A C&W continua protegendo as informações ao longo dessa Política e de acordo com ela.

    F. DIVULGAÇÃO

    1. As Informações Confidenciais e Dados Pessoais são compartilhados na C&W com os indivíduos e departamentos que precisam tomar conhecimento dessas informações. A divulgação depende da natureza das informações e dos serviços prestados.

    2. A C&W divulga apenas Informações Confidenciais ou Dados Pessoais a organizações externas no decorrer ou com o objetivo de prestar serviços a clientes. A C&W também pode fazer divulgações a terceiros quando exigido por lei ou para fins de conformidade.

    3. Esses destinatários incluem outras entidades e afiliadas do grupo C&W, seguradoras e consultores profissionais da C&W, outros consultores ou outros terceiros, conforme instruído pelos clientes, ou organizações que fornecem várias funções de negócios terceirizadas e tecnologias à C&W.

    4. Nos casos em que a C&W divulga Informações Confidenciais ou Dados Pessoais a um terceiro, esse terceiro está autorizado a usar e divulgar as Informações Confidenciais ou Dados Pessoais relacionados apenas conforme necessário para fornecer seus serviços à C&W, ou conforme exigido por lei.

    5. A C&W deve tomar as medidas adequadas para garantir que um terceiro proteja as Informações Confidenciais e Dados Pessoais que a C&W divulga a ele. Isso inclui o uso de contratos apropriados e medidas de segurança da informação.

    6. Caso permitido por lei e pela regulamentação, a C&W deve informar ao cliente ou terceiro relevante onde se propõe a divulgar as Informações Confidenciais ou Dados Pessoais, conforme exigido por lei ou para responder a uma solicitação do governo.

    G. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL

    1. A C&W e seus clientes atuam em todo o mundo, e o objeto dos serviços prestados a um cliente pode estar localizado em uma ou mais jurisdições. Para prestar os serviços, a C&W pode receber ou transferir Informações Confidenciais e Dados Pessoais dentro de um país ou através das fronteiras.

    2. Quando a C&W precisa transferir Dados Pessoais internacionalmente, ela irá fazer isso de acordo com qualquer acordo do cliente e conforme permitido por ele, ou de acordo com as leis de privacidade aplicáveis.

    H. EXERCÍCIO DE DIREITOS

    1. Em cumprimento à regulamentação aplicável, no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais, a C&W respeita e garante ao titular de dados, a possibilidade de apresentação de solicitações baseadas nos seguintes direitos:

    - a confirmação da existência de tratamento;

    - o acesso aos dados;

    - a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

    - a anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a legislação aplicável;

    - a portabilidade de seus dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa pelo Titular;

    - a eliminação dos dados tratados com consentimento do Titular;

    - a obtenção de informações sobre as entidades públicas ou privadas com as quais a C&W compartilhou seus dados;

    - a informação sobre a possibilidade de não fornecer o seu consentimento, bem como de ser informado sobre as consequências, em caso de negativa;

    - a revogação do consentimento;

    - a oposição ao tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento;

    - a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento;

    - automatizado de dados pessoais que afetem seus interesses.

    As informações solicitadas pelos clientes, quando possíveis de serem cumpridas pela C&W, serão disponibilizadas de forma clara, adequada e ostensiva, contendo a finalidade, forma e duração do tratamento, identificação do controlador e o seu contato, informações sobre o uso compartilhado de dados e a sua finalidade, responsabilidades dos agentes de tratamento, e os direitos dos titulares.

    O cliente poderá exercer os seus direitos enviando e-mail para DPO.Brasil@cushwake.com

    Por razões de segurança, a C&W se reserva o direito de tomar medidas para autenticar a identidade da parte solicitante antes de fornecer acesso a informações pessoais de acordo com esta seção da Política.

     

  2. Caso uma pessoa que não seja um cliente deseje exercer quaisquer direitos (como de acesso ou correção) sob as leis de privacidade aplicáveis com relação aos Dados Pessoais de algum cliente, a C&W comunicará que não é agente de tratamento dos dados e indicará, sempre que possível, o agente; ou irá indicar as razões de fato ou de direito que impossibilitam a adoção imediata da providência.


    I. SALVAGUARDAS


    1. A C&W coleta, usa, mantém, compartilha (interna e externamente) e destrói Dados Pessoais de uma maneira que mitiga o risco de perda, roubo, uso indevido ou acesso não autorizado.

    2. Todo o pessoal da C&W é contratualmente obrigado a proteger as Informações Confidenciais e Dados Pessoais. Além disso, alguns funcionários podem estar sujeitos a obrigações profissionais adicionais de cumprimento das leis e de confidencialidade.

    3. Quando houver uma perda grave, uso indevido ou outra violação da integridade e confidencialidade dos Dados Pessoais que possam causar danos graves, a C&W deve cumprir a exigência de notificar o cliente, conforme as leis aplicáveis.

    4. A C&W aumenta a conscientização sobre o conteúdo desta Política por meio de comunicações e treinamentos, e implementa medidas para garantir a confiabilidade do pessoal que acessa Informações Confidenciais e Dados Pessoais.

    J. ORIENTAÇÕES ADICIONAIS

    Interpretações desta Política devem ser submetidas ao Diretor Global de Privacidade. O Diretor Global de Privacidade será responsável por interpretar quaisquer partes desta Política, pois elas podem ser aplicáveis a situações específicas.

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