AVIS DE CONFIDENTIALITÉ POUR LES CANDIDATS DE LA RÉGION EUROPE, MOYEN-ORIENT ET AFRIQUE (EMOA)

Date de publication : 17 mai 2018

1. Aperçu

Nous respectons les droits à la vie privée des personnes et nous nous engageons à traiter les renseignements personnels de façon responsable et conformément aux lois applicables. Il est important que vous lisiez attentivement l’ensemble de cet avis de confidentialité (« l’Avis de confidentialité »), car il décrit la façon dont Cushman & Wakefield (« C&W », « nous » ou « notre ») traite vos renseignements personnels lorsque vous postulez à un emploi ou à un autre poste a sein de l’entreprise, ainsi que les droits que vous avez relativement à ces renseignements. Dans le présent Avis de confidentialité, le terme « candidats » est utilisé pour désigner toute personne qui pose sa candidature à un poste ou qui cherche autrement à travailler pour l’entreprise ou à faire affaire avec elle (de façon permanente ou non permanente). 

Si vous avez des commentaires ou des questions au sujet du présent Avis de confidentialité, veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées indiquées à l’article 9 ci-dessous.

2. Types de renseignements personnels que nous recueillons lorsque vous posez une candidature 

Renseignements recueillis automatiquement

Vous pouvez consulter la section recrutement de notre site Web (« site Web ») et chercher des emplois sans fournir de renseignements personnels. Toutefois, nous recueillons automatiquement certains renseignements sur votre appareil lorsque vous visitez notre site Web. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l’Avis de confidentialité qui s’applique à l’utilisation de notre site Web. 

Veuillez également noter que votre utilisation de notre site Web est régie par nos Conditions d’utilisation.

Renseignements personnels recueillis auprès de vous 

Lorsque cela est permis par les lois applicables et conformément à celles-ci, les types de renseignements personnels que nous recueillons et utilisons lorsque vous posez votre candidature et pendant le processus de recrutement auprès de C&W comprennent (sans s’y limiter) ce qui suit :

• Données d’identification et coordonnées – y compris votre nom, votre adresse, votre adresse de courriel, votre numéro de téléphone et autres coordonnées, votre sexe, votre date de naissance, votre nationalité et vos identifiants nationaux (p. ex. carte d’identité nationale, passeport, numéro d’assurance sociale).
• Antécédents professionnels – tels que vos anciens employeurs et vos titres/postes.
• Renseignements généraux – tels que vos diplômes et titres professionnels, vos qualifications professionnelles, les détails figurant dans votre CV (y compris ceux concernant toute affiliation ou tout champ d’intérêt constituant des renseignements personnels de nature délicate), vos relevés de notes et vos références professionnelles.
• Références – y compris le nom des personnes désignées, leurs coordonnées, le nom de leur employeur et le poste qu’ils occupent.
• Détails sur votre statut d’immigrant ou de visa.
• Candidatures et postes antérieurs – c.-à-d. des renseignements sur les anciennes candidatures déposées auprès du groupe C&W ou tout antécédent d’emploi au sein de l’entreprise).
• Renseignements relatifs à la candidature – p. ex., les postes pour lesquels vous postulez, votre candidature et les documents et communications s’y rapportant, vos lettres de présentation, les renseignements sur les entrevues et les entretiens téléphoniques aux fins de sélection, les demandes relatives à la rémunération ou aux avantages sociaux et les renseignements relatifs à toute mutation).
• Contrôles d’accès aux bâtiments et contrôles au moyen d’un système de TVCF – aux fins de toute visite d’un immeuble de C&W (p. ex., pour une entrevue), veuillez noter que nous pouvons effectuer des contrôles d’accès ou des contrôles au moyen d’un système de TVCFC (ce qui comprend le traitement d’images de visiteurs ou de renseignements personnels comme le nom et l’heure d’accès) à des fins de sécurité et d’application de la loi, pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux ou protéger les intérêts vitaux d’une personne. 
• D’autres renseignements fournis volontairement tout au long du processus de recrutement, y compris dans le cadre d’exercices, d’entrevues ou d’interactions avec les centres d’évaluation. 

Nous obtiendrons votre consentement explicite pour traiter l’un ou l’autre des renseignements personnels susmentionnés, si les lois applicables l’exigent.

En règle générale, durant le processus de recrutement, nous ne recueillons ni ne traitons par les renseignements suivants : renseignements qui révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos convictions religieuses, politiques ou philosophiques ou votre adhésion à un syndicat; données génétiques; données biométriques à des fins d’identification unique; renseignements concernant votre santé ou votre vie sexuelle, sauf si la loi applicable l’autorise ou lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à la loi applicable (« renseignements personnels de nature délicate »). 

Dans certaines circonstances et dans la mesure permise par les lois applicables et conformément à celles-ci, nous pourrions devoir recueillir ou demander sur une base de divulgation volontaire certains renseignements personnels de nature délicate à des fins légitimes de recrutement : par exemple, votre origine raciale ou ethnique, votre sexe ou la nature de tout handicap à des fins de contrôle de l’égalité d’accès à l’emploi, de respect des lois anti-discrimination ou autres ou de conformité aux obligations gouvernementales en matière de production de rapports (tout rapport produit dans ce contexte ne vous identifierait pas directement, à moins que nous soyons tenus de le faire par la loi); ou encore des renseignements sur votre état physique ou mental en vue de prendre les mesures d’adaptation nécessaires pendant le processus de recrutement ou à l’étape de l’offre d’emploi afin que vous soyez en mesure de répondre aux exigences du poste. Vous pouvez aussi fournir, sur une base volontaire, d’autres renseignements personnels de nature délicate pendant le processus de recrutement. 

Renseignements personnels recueillis auprès d’autres sources et exploitation d’un bassin de talents

Nous pouvons recueillir, autrement que directement auprès de vous, les renseignements personnels suivants :

• Renseignements fournis par les agences de recrutement ou de recrutement de cadres.
• Références fournies par les personnes désignées.
• Autres renseignements généraux fournis ou confirmés par les établissements d’enseignement et les fournisseurs de formation ou de certification.
• Renseignements sur les casiers judiciaires obtenus au moyen de vérifications effectuées dans le respect des lois applicables. 
• Renseignements fournis par des organismes de vérification des antécédents et d’autres détenteurs de bases de données externes (par exemple, des agences et des professionnels d’évaluation du crédit ou d’autres registres de sanctions). 
• Renseignements recueillis auprès de sources accessibles au public, y compris les plateformes professionnelles de médias sociaux que vous utilisez ou d’autres renseignements accessibles en ligne.
• Renseignements recueillis auprès d’autres sociétés du groupe C&W aux fins décrites dans le présent Avis de confidentialité.

(Dans chaque cas où cela est permis par les lois applicables et conformément à celles-ci, y compris toute exigence relative à l’obtention de votre consentement, et dans le cas d’une vérification du casier judiciaire, d’un recours à des agences de vérification des antécédents ou de la collecte de renseignements auprès de sources accessibles au public, à condition que cela soit justifié pour le poste, auquel cas vous recevrez d’autres renseignements à cet égard avant la vérification). 

Si votre candidature est rejetée, nous conserverons vos renseignements personnels et ajouterons votre profil à notre bassin de talents. Nous pouvons combiner les renseignements personnels que vous nous fournissez avec les renseignements obtenus de sources tierces, y compris les sources accessibles au public à ces fins (p. ex. les plateformes accessibles au public sur lesquelles vous publiez un profil professionnel). 

Nous conserverons ces renseignements pendant un certain temps (conformément à l’article 6 ci-dessous) afin de déterminer les possibilités d’emploi qui pourraient vous convenir de temps à autre et de vous communiquer cette information (et de nous assurer que nous ne communiquons pas de nouveau avec vous s’il s’agit du même poste ou d’un poste semblable). Vous pouvez vous retirer du bassin de talents en tout temps en communiquant avec nous par courriel à l’adresse indiquée à l’article 9 ci-dessous. Si la loi l’exige, nous obtiendrons votre consentement avant d’inclure vos renseignements personnels dans le bassin de talents.

3. Fins du traitement des renseignements personnels

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels dans le cadre de nos activités de recrutement, à des fins de planification organisationnelle à l’échelle mondiale, ainsi que pour nous conformer aux lois et règlements applicables. Par conséquent, nous utilisons vos renseignements personnels pour cibler et recruter de nouveaux talents, déterminer vos qualifications, prendre une décision d’embauche et gérer et améliorer de façon générale nos processus de recrutement et d’embauche. Cela comprend l’évaluation de vos compétences, qualifications et antécédents pour un poste précis, l’organisation d’entrevues et d’examens, la vérification de vos renseignements, la vérification de vos références ou antécédents (le cas échéant), la gestion générale du processus d’embauche et la communication avec vous à ce sujet. 

Si votre candidature est retenue pour un poste à C&W, les renseignements recueillis pendant le processus de recrutement seront également utilisés pour faciliter le processus d’intégration (y compris l’établissement de l’accès aux systèmes et la préparation à l’accueil), et feront partie de votre dossier d’employé permanent (s’il y a lieu pour la relation d’emploi continue). 

4. Personnes avec qui nous communiquons vos renseignements personnels et transferts à l’étranger

Nous prenons soin de permettre l’accès aux renseignements personnels uniquement : (i) aux personnes qui en ont besoin pour exécuter leurs tâches et leurs fonctions; (ii) aux sociétés de notre groupe aux fins de traitement conformément au présent Avis de confidentialité; (iii) dans les autres circonstances énoncées dans le présent article. Chaque fois que nous autorisons un tiers à accéder à des renseignements personnels, nous mettrons en œuvre des mesures appropriées pour nous assurer que les renseignements sont utilisés conformément au présent Avis de confidentialité, et que la sécurité et la confidentialité des renseignements sont préservées.

Transferts à d’autres sociétés du groupe

Nous communiquerons vos renseignements personnels à d’autres membres du groupe C&W aux fins de traitement conformément aux fins énoncées dans le présent Avis de confidentialité. 

Transferts à des fournisseurs de services tiers

Nous pouvons mettre certains renseignements personnels à la disposition de tiers qui nous fournissent des services relatifs au processus de recrutement, notamment les suivants :

• Agences de recrutement ou de recrutement de cadres locaux qui participent au processus; 
• Fournisseurs de services de vérification des antécédents ou autres fournisseurs de services de vérification locaux, y compris des agences de vérification des casiers judiciaires (le cas échéant);
• Fournisseurs de services de TI (p. ex., stockage de données, applications et outils de TI, développement ou soutien technique) et des fournisseurs de services d’hébergement de notre site Web des carrières. 

Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements sur les entreprises de notre groupe et sur les fournisseurs de services de TI qui peuvent traiter vos renseignements personnels (et leurs emplacements) sur demande en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous. Ces fournisseurs de services peuvent changer au fil du temps, mais nous veillerons toujours à ce que les tiers qui traitent vos renseignements personnels le fassent conformément au présent Avis de confidentialité et aux lois applicables en matière de protection des données. 

Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels à des tiers pour d’autres motifs légaux, notamment dans les cas suivants :

• Lorsque vous nous avez donné votre consentement;
• Pour nous conformer à nos obligations légales, y compris, au besoin, pour respecter une loi, un règlement ou un contrat, ou pour répondre à une ordonnance du tribunal ou à un processus administratif ou judiciaire, y compris, mais sans s’y limiter, une assignation à comparaître, une vérification gouvernementale ou un mandat de perquisition; 
• En réponse à des exigences licites des autorités publiques (y compris à des fins fiscales, d’immigration, de santé et sécurité, d’enregistrement d’entreprise, de sécurité nationale ou d’application de la loi); 
• Aux organismes de réglementation pertinents, lorsque C&W vous offre une formation réglementée dans le cadre de votre rôle potentiel; 
• Au besoin, pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice réels ou potentiels;
• Au besoin, pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne;
• Dans le cadre de la vente, de la cession ou de tout autre transfert de la totalité ou d’une partie de nos activités.

Dans certains cas, l’échange d’information décrit ci-dessus peut impliquer un transfert de vos renseignements personnels à l’étranger, y compris de l’Espace économique européen vers un pays à l’extérieur de celui-ci. Ces pays peuvent être dotés de lois sur la protection des données différentes (et, dans certains cas, peuvent ne pas offrir le même niveau de protection).

Plus précisément, nos serveurs de site Web se trouvent aux États-Unis, et les sociétés de notre groupe et les fournisseurs de services tiers avec qui nous faisons affaire exercent leurs activités un peu partout dans le monde. Cela signifie que lorsque nous recueillons vos renseignements personnels, nous pouvons les traiter depuis n’importe lequel de ces pays. Par exemple, nous utilisons une plateforme de recrutement qui nécessite le traitement de données personnelles aux États-Unis.

Toutefois, nous prenons des mesures pour protéger vos renseignements personnels conformément au présent Avis de confidentialité. Ces mesures comprennent la mise en application des Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne (en vertu de l’article 46.2 du règlement général sur la protection des données) pour le transfert de renseignements personnels à notre siège social des États-Unis. Nos Clauses Contractuelles Types peuvent être fournies sur demande. 

Dans le contexte de certaines ententes avec nos fournisseurs de services tiers, nous nous appuyons sur l’enregistrement de ces fournisseurs de services auprès du bouclier de protection des données UE-États-Unis (en vertu de l’article 45 du règlement général sur la protection des données); de plus amples détails peuvent être fournis sur demande.

5. Fondement juridique du traitement des renseignements personnels

En vertu de la loi européenne sur la protection des données, notre fondement juridique pour le traitement de vos renseignements personnels dans le cadre du processus de recrutement se définit comme suit : 

• la conformité aux lois et aux règlements applicables en matière d’immigration et d’emploi; 
• la prise de mesures avant de conclure un contrat de travail avec vous, lorsque votre candidature est retenue; 
• la protection des droits et intérêts du Groupe C&W, de nos employés, des candidats et d’autres personnes, conformément aux lois applicables;
• votre consentement volontaire;
• nos intérêts légitimes (résumés ci-dessus à l’article 3), qui ne sont pas supplantés par vos intérêts en matière de protection des données ou par vos droits et libertés fondamentaux, compte tenu en particulier des mesures de protection que nous mettons en place, par exemple celles décrites à l’article 4 ci-dessus.

Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir de renseignements personnels. Cependant, à moins d’indication contraire, lorsque nous vous demandons de nous fournir des renseignements, cela est nécessaire pour respecter une exigence légale ou pour déterminer si vous êtes apte à occuper le poste offert. 

Pour de plus amples renseignements ou des questions concernant le fondement juridique sur lequel nous nous appuyons pour recueillir et utiliser vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées fournies à l’article 9 ci-dessous.

6. Périodes de conservation des données

Les renseignements personnels seront conservés conformément aux lois applicables et aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans le présent Avis de confidentialité ou conformément aux lois applicables. 

Si votre candidature est rejetée et que vous acceptez que votre profil soit ajouté à notre bassin de talents, nous conserverons vos renseignements personnels pendant 12 mois à compter de la date de soumission de votre candidature (ou de la dernière mise à jour de vos renseignements). Avant de supprimer vos renseignements personnels, nous pourrions communiquer avec vous pour vous offrir la possibilité de la période de conservation de vos renseignements. Si vous acceptez, nous conserverons vos renseignements personnels pendant 12 mois supplémentaires. Si la loi applicable dans un pays de la région EMOA précis l’exige, nous obtiendrons votre consentement explicite pour ajouter votre profil à notre bassin de talents.

Lorsque nous procédons à une vérification de sécurité pour certains postes (lorsque permis par les lois en vigueur et conformément à celles-ci), nous détruisons les renseignements obtenus dans le cadre du processus de vérification dès que possible ou, dans tous les cas, dans un délai de 6 mois (seul un dossier des résultats est conservé). 

En général, nous ne conservons pas de dossiers de recrutement au-delà de la période prévue par la loi au cours de laquelle une réclamation découlant du processus de recrutement peut être présentée, à moins qu’il n’existe une raison opérationnelle claire justifiant le dépassement de cette période.

8. Vos droits en matière de confidentialité des données

Si les lois européennes sur la protection des données s’appliquent, vous pouvez exercer les droits qui vous sont conférés en vertu de ces lois comme suit :

• Si vous souhaitez demander l’accès, la correction, la mise à jour ou la suppression de vos renseignements personnels, vous pouvez le faire en tout temps. Veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées fournies à l’article 9 ci-dessous. 
• Vous pouvez vous opposer au traitement de vos renseignements personnels, nous demander de restreindre le traitement de vos renseignements personnels ou demander la portabilité de vos renseignements personnels. Encore une fois, vous devez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées fournies à l’article 9 ci-dessous. 
• Si nous traitons vos renseignements personnels sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Le retrait de votre consentement n’aura aucune incidence sur la légalité du traitement de vos renseignements personnels effectué au préalable ni sur le traitement de vos renseignements personnels effectué sur la foi d’exigences légales autres que le consentement.
• Vous avez le droit de porter plainte auprès d’une autorité de protection des données au sujet de notre collecte et de notre utilisation de vos renseignements personnels. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec votre autorité locale de protection des données. 

Nous traitons toutes les demandes de personnes qui souhaitent exercer leurs droits à la protection des données personnelles, conformément aux lois applicables en la matière.

9. Nous joindre

Veuillez adresser toute question ou demande au sujet du présent Avis de confidentialité à privacyemea@cushwake.com. Si vous êtes en Allemagne, vous pouvez communiquer avec le délégué à la protection des données personnelles de C&W.