Prohlášení o ochraně osobních údajů

Issue: 17 May 2018

1. Přehled

Respektujeme práva na ochranu osobních údajů jednotlivců a zavázali jsme se k odpovědnému zacházení s osobními údaji v souladu s platnými právními předpisy. Je důležité, abyste si pečlivě přečetli celé toto oznámení o ochraně osobních údajů (dále jen „oznámení o ochraně osobních údajů”), protože uvádí, jak společnost Cushman & Wakefield (dále jen „C&W”, „my” nebo „nás”) zpracovává vaše osobní údaje při žádosti o práci nebo jinou funkci u nás a práva, která máte v souvislosti s těmito údaji. Termín „uchazeči”, který se používá v tomto oznámení o ochraně osobních údajů, odkazuje na kohokoli, kdo se uchází o pracovní místo, nebo kdo jinak usiluje o práci s námi nebo pro nás (ať již trvale, nebo dočasně). 

Máte-li jakékoli připomínky nebo otázky týkající se tohoto oznámení o ochraně osobních údajů, kontaktujte nás prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v části 9 níže.

2. Typy osobních údajů, které shromažďujeme, když se ucházíte o zaměstnání

Informace, které shromažďujeme automaticky

Můžete navštívit oddíl pro nábor na našich webových stránkách a vyhledávat zaměstnání, aniž byste poskytli osobní údaje. Některé informace ale můžeme shromažďovat automaticky z vašeho zařízení, když navštívíte naše webové stránky. Další informace naleznete v oznámení o ochraně osobních údajů, které se vztahuje na používání našich webových stránek. 

Vezměte prosím také na vědomí, že vaše používání našich webových stránek se řídí našimi podmínkami používání.

Osobní údaje shromážděné od vás 

Pokud je to povoleno a v souladu s platnými právními předpisy, zahrnují typy osobních údajů, které shromažďujeme a používáme, když se ucházíte o zaměstnání u C&W, a během procesu náboru, například:

• Identifikační údaje a kontaktní údaje – včetně vašeho jména, adresy, e-mailové adresy, telefonního čísla a dalších kontaktních údajů, pohlaví, data narození, státní příslušnosti, národních identifikátorů (jako je číslo průkazu totožnosti / pasu, číslo sociálního pojištění).
• Historie zaměstnání – například předchozí zaměstnavatelé a pracovní zařazení/pozice.
• Základní informace – například akademický titul / odborná kvalifikace, kvalifikace pro zaměstnání, vzdělání, podrobnosti obsažené ve vašem CV/životopisu (které mohou zahrnovat podrobnosti o členstvích nebo zájmech, což představuje citlivé osobní údaje), opisy a reference z předchozích zaměstnání.
• Podrobnosti o vašich referenčních osobách (včetně jejich jména, kontaktních údajů, zaměstnavatele a pracovní pozice).
• Podrobnosti o imigračním/vízovém stavu.
• Předchozí žádosti o zaměstnání / pozice(informace týkající se předchozích žádostí o zaměstnání ve skupině C&W a/nebo předchozí historie zaměstnání u skupiny C&W).
• Informace o žádosti o zaměstnání (například pozice, o kterou se ucházíte, vaše žádost o zaměstnání a související dokumentace/komunikace, motivační dopisy, informace z pohovorů a telefonického předvýběru, požadavky na mzdu/benefity, informace o možnosti se přestěhovat).
• Záznamy z bezpečnostních kamer / kontroly vstupu do budovy – vezměte prosím na vědomí, že při vaší návštěvě prostor C&W (např. z důvodu pohovoru) můžeme zachycovat záznamy pomocí bezpečnostních kamer a/nebo provádět kontroly vstupu do budovy (které zahrnují zpracování snímků z bezpečnostních kamer a/nebo jiné osobní údaje, jako je jméno návštěvníka a čas vstupu do budovy), a to pro bezpečnostní účely a účely vymáhání práva, abychom mohli vytvořit, uplatnit nebo hájit naše zákonná práva a/nebo chránili životně důležité zájmy jakékoliv osoby. 
• Další informace, které dobrovolně poskytnete v průběhu celého procesu, mimo jiné prostřednictvím hodnotících center / cvičení a pohovorů. 

Pokud to vyžadují platné právní předpisy, získáme váš výslovný souhlas se zpracováním výše uvedených osobních údajů.

Obecně platí, že během procesu náboru neshromažďujeme ani nezpracováváme následující údaje: informace, které odhalují váš rasový nebo etnický původ, náboženské, politické nebo filozofické přesvědčení nebo členství v odborových organizacích; genetické údaje; biometrické údaje pro účely jedinečné identifikace; nebo informace týkající se vašeho zdraví / sexuálního života, pokud není povoleno platnými právními předpisy nebo pokud to není nutné pro dodržení platných právních předpisů (dále jen „citlivé osobní údaje”). 

Za určitých okolností možná budeme v rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy a v souladu s platnými právními předpisy potřebovat shromažďovat nebo si vyžádáme na základě dobrovolného zpřístupnění některé citlivé osobní údaje pro legitimní účely související s náborem: například informace o vašem rasovém/etnickém původu, pohlaví a zdravotním postižení pro účely sledování rovných příležitostí, dodržování antidiskriminačních nebo jiných zákonů a povinností podávání zpráv vládě (žádné zprávy, které bychom v této souvislosti vypracovali, by vás přímo neidentifikovaly, pokud to není zákonem požadováno); nebo informace o vašem fyzickém nebo duševním stavu, abychom mohli zvážit vhodné podmínky pro náborový proces, nebo ve fázi nabídky zaměstnání za účelem zajištění potřebných podmínek pro příslušnou pracovní pozici. Na základě dobrovolnosti můžete během procesu náboru poskytnout další citlivé osobní údaje. 

Osobní údaje shromážděné z jiných zdrojů a seznamu talentů

Osobní údaje můžeme shromažďovat i jinak než přímo od vás, například:

• Informace poskytované náborovými agenturami nebo agenturami vyhledávajícími vedoucí pracovníky.
• Reference poskytnuté referenčními osobami.
• Další informace poskytnuté nebo potvrzené akademickými institucemi a poskytovateli školení nebo certifikací.
• Údaje z rejstříku trestů získané prostřednictvím kontroly záznamů v rejstříku trestů (v některých zemích, kde jsou takové kontroly povoleny platnými právními předpisy a jsou prováděny). 
• Informace poskytované agenturami pro ověřování spolehlivosti a dalšími majiteli externích databází (například registry dlužníků a registry profesních/jiných sankcí). 
• Informace shromážděné z veřejně dostupných zdrojů, včetně jakýchkoli profesních sociálních sítí, které používáte, nebo jiných informací dostupných online.
• Od ostatních společností skupiny C&W pro účely popsané v tomto oznámení o ochraně osobních údajů.

(pro každý z těchto případů platí, že to musí být přípustné a v souladu s platnými právními předpisy, včetně jakýchkoli požadavků týkajících se získání vašeho souhlasu. V případě kontroly záznamů v rejstříku trestů, využití agentur pro ověřování spolehlivosti a shromažďování informací z veřejně dostupných zdrojů to musí být odůvodněno odkazem na pracovní pozici, v takovém případě vám budou před provedením kontrol poskytnuty další informace.) 

Pokud bude vaše žádost neúspěšná, přidáme vaše osobní údaje do našeho seznamu talentů, abychom mohli v tomto seznamu vytvořit váš profil. Osobní údaje, které nám poskytnete, můžeme pro takové účely kombinovat s informacemi získanými ze zdrojů třetích stran, včetně veřejně dostupných zdrojů (např. veřejně dostupné platformy, na kterých zveřejníte svůj profesní profil). 

Tyto informace z vašeho profilu budeme uchovávat po určitou dobu (jak je popsáno v oddílu 6 níže), abychom mohli čas od času určit pracovní příležitosti, které by pro vás mohly být vhodné, a abychom vás mohli ohledně těchto příležitostí kontaktovat (a abychom zajistili, že vás nebudeme kontaktovat znovu v souvislosti se stejnou nebo podobnou pozicí). Ze seznamu talentů se můžete kdykoli odhlásit tak, že napíšete na e-mailovou adresu v oddílu 9 níže. Pokud to vyžadují právní předpisy, získáme váš souhlas před tím, než vaše osobní údaje začleníme do seznamu talentů.

3. Účely zpracovávání osobních údajů

Tyto osobní údaje shromažďujeme a používáme k tomu, abychom mohli realizovat naše činnosti související s náborem, pro účely organizačního plánování v celosvětovém měřítku a abychom dodržovali příslušné zákony a předpisy. Z tohoto důvodu používáme vaše osobní údaje k rozpoznání a získání nových talentů, k určení vaší kvalifikace a k přijetí rozhodnutí o přijetí do zaměstnání a obecně k řízení a zdokonalování procesů náboru a přijímání pracovníků. To zahrnuje posouzení vašich dovedností, kvalifikace a předpokladů pro určitou roli, uspořádání pohovorů a testů, ověření vašich údajů, provedení kontrol referencí nebo ověření spolehlivosti (je-li to relevantní) a obecnou správu procesu náboru a komunikaci s vámi. 

Pokud vás přijmeme do zaměstnání u C&W, informace shromážděné během procesu náboru budou využity i k tomu, aby nám pomohly při vašem nástupu a adaptaci (včetně nastavení přístupu k systémům a přípravy na úvodní proškolení) a budou součástí vašeho průběžného zaměstnaneckého záznamu (pokud je to relevantní pro daný pracovní poměr). 

4. S kým sdílíme vaše osobní údaje a převody do zahraničí

Dbáme na to, abychom umožnili přístup k osobním údajům pouze: (i) těm, kdo takový přístup vyžadují k plnění svých úkolů a povinností; (ii) společnostem v naší skupině pro zpracování v souladu s tímto oznámením o ochraně osobních údajů; a (iii) za jiných okolností popsaných níže v tomto oddílu. Kdykoli umožníme třetí osobě přístup k osobním údajům, zavedeme vhodná opatření k zajištění toho, aby údaje byly používány způsobem, který je v souladu s tímto oznámením o ochraně osobních údajů, a aby byla zachována důvěrnost údajů. 

Přenosy jiným společnostem ve skupině

Vaše osobní údaje budeme sdílet s dalšími členy skupiny C&W za účelem zpracování v souladu s cíli uvedenými v tomto oznámení o ochraně osobních údajů. 

Přenosy poskytovatelům služeb, kteří jsou třetími stranami

Některé osobní údaje můžeme zpřístupnit třetím stranám, které poskytují služby týkající se náborového procesu, včetně:

• vnitrostátních agentur pro nábor pracovníků nebo agentur vyhledávajících vedoucí pracovníky, které se podílejí na vašem náboru; 
• vnitrostátních agentur pro ověření spolehlivosti nebo jiné screeningy a příslušné místní agentury provádějící kontroly záznamů v rejstříku trestů (je-li to relevantní);
• poskytovatelů IT služeb, tj. poskytovatelů úložišť dat, IT aplikací/nástrojů, vývojáři IT a poskytovatelé podpory a poskytovatelé hostingu v souvislosti s naší webovou stránkou s pracovními příležitostmi. 

Další informace o společnostech v naší skupině a o poskytovatelích služeb IT, kteří mohou zpracovávat vaše osobní údaje (a jejich umístění), lze poskytnout na vyžádání prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže. Tito poskytovatelé služeb se mohou v průběhu času měnit, ale vždy se budeme snažit zajistit, aby třetí strany, které zpracovávají vaše osobní údaje, tak činily způsobem, který je v souladu s tímto oznámením o ochraně osobních údajů a platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů. 

Osobní údaje můžeme zpřístupnit třetím stranám i z jiných zákonných důvodů, mimo jiné:

• v případech, kdy jste poskytli svůj souhlas;
• pro dodržení našich zákonných povinností, včetně dodržování zákonů, předpisů nebo smluv, kde je to nezbytné, nebo reakce na soudní příkaz, správní nebo soudní proces, mimo jiné včetně předvolání, vládního auditu nebo příkazu k prohlídce;
• v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné správy (včetně daňových, imigračních, zdravotních a bezpečnostních orgánů, obchodních rejstříků, národních bezpečnostních nebo donucovacích orgánů); 
• příslušným regulačním orgánům v případech, kdy společnost C&W navrhuje, aby vám jako součást potenciální pracovní pozice poskytla regulované školení; 
• dle potřeby ke stanovení, uplatnění nebo obhajobě práv v možných, hrozících nebo skutečných soudních sporech;
• v případech, kdy je to nutné k ochraně životně důležitých zájmů vás nebo jiné osoby; a/nebo
• v souvislosti s prodejem, postoupením nebo jiným převodem celého našeho podniku nebo jeho části.

V některých případech může mít sdílení popsané výše za následek to, že vaše osobní údaje budou přeneseny do zahraničí, včetně přenosu z Evropského hospodářského prostoru do země mimo něj. Tyto země mohou mít zákony na ochranu osobních údajů, které se liší od zákonů vaší země (a v některých případech tyto zákony nemusí poskytovat stejnou úroveň ochrany).

Konkrétně se naše servery webových stránek nacházejí ve Spojených státech amerických a společnosti v naší skupině a poskytovatelé služeb třetích stran sídlí po celém světě. To znamená, že když shromažďujeme vaše osobní údaje, můžeme je zpracovávat v kterékoliv z těchto zemí. Využíváme například platformu pro nábor pracovníků, která zahrnuje zpracování osobních údajů v USA.

Přijali jsme však přiměřená opatření, aby byly vaše osobní údaje chráněny v souladu s tímto oznámením o ochraně osobních údajů. Mezi ně patří zavedení standardních smluvních ustanovení Evropské komise (podle článku 46.2 Obecného nařízení o ochraně údajů) pro předávání osobních informací našemu ústředí v USA. Naše standardní smluvní ustanovení vám můžeme na vyžádání poskytnout. 

V souvislosti s určitými ujednáními s poskytovateli služeb třetích stran se spoléháme na registraci těchto poskytovatelů služeb v rámci štítu na ochranu soukromí mezi EU a USA (podle článku 45 Obecného nařízení o ochraně údajů) a na vyžádání můžeme poskytnout další podrobnosti.

5. Právní základ pro zpracování osobních údajů

Podle evropských právních předpisů o ochraně osobních údajů je naším právním základem pro zpracování vašich osobních údajů v rámci procesu náboru: 

• dodržení příslušných zákonů a předpisů týkajících se imigrace a/nebo zaměstnanosti; 
• učinění kroků před tím, než s vámi uzavřeme zaměstnaneckou smlouvu, pokud se uvažuje o vašem zaměstnání; 
• ochrana práv a zájmů skupiny společností C&W, našich zaměstnanců, uchazečů a dalších tak, jak to vyžadují a povolují platné zákony;
• váš dobrovolný souhlas;
• naše legitimní zájmy (tak, jak je shrnuje část 3 výše) (ty, které nemají přednost před vašimi zájmy ohledně ochrany údajů nebo základními právy a svobodami, zejména s přihlédnutím k ochranným opatřením, která jsme zavedli, například opatření uvedená v části 4 výše).

Můžete se rozhodnout, že nám své osobní údaje neposkytnete. Údaje od vás však požadujeme, není-li uvedeno jinak, tam, kde je to nutné pro dodržení zákonného požadavku nebo pro zvážení vaší vhodnosti pro nabízenou práci. 

Máte-li dotazy nebo potřebujete-li další informace týkající se právního základu, podle kterého shromažďujeme a používáme vaše osobní údaje, kontaktujte nás prosím prostřednictvím kontaktních údajů v části 9 níže. 

6. Doby uchovávání údajů

Vaše osobní údaje budou uchovávány v souladu s příslušnými právními předpisy, a to tak dlouho, jak je potřeba pro účely popsané v tomto oznámení o ochraně osobních údajů nebo jak je jinak vyžadováno příslušnými právními předpisy. 

Pokud je vaše žádost neúspěšná a vy se neodhlásíte z našeho seznamu talentů, uchováme údaje o vašem profilu po dobu 12 měsíců od data, kdy jste podali žádost (nebo od data nejnovější aktualizace vašich údajů vámi). Před vymazáním údajů o vašem profilu vám můžeme zaslat upozornění, abychom vám poskytli možnost vaše osobní údaje v našem seznamu talentů uchovat i po uplynutí výše uvedené lhůty. Pokud s tím budete souhlasit, uchováme vaše osobní údaje dalších 12 měsíců. Pokud to v konkrétní zemi EMEA vyžadují příslušné právní předpisy, požádáme vás o váš výslovný souhlas se zařazením vašich osobních údajů do seznamu talentů.

Pokud provádíme u určitých pozic prověřování (pokud je to přípustné a v souladu s příslušnými právními předpisy), pak údaje získané při takovém šetření zničíme co nejdříve, nebo v každém případě do 6 měsíců (uchováme pouze záznam o výsledku). 

Pokud k tomu neexistuje zřejmý obchodní důvod, neuchováváme záznamy o náboru po uplynutí zákonné lhůty, ve které může být uplatněn nárok vyplývající z náborového řízení.

8. Vaše práva na ochranu osobních údajů

Pokud lze uplatnit evropské právní předpisy na ochranu osobních údajů, můžete uplatnit práva, která vám tyto předpisy udělují, a to následovně:

• Pokud si přejete přistupovat, opravovat, aktualizovat nebo nechat odstranit své osobní údaje, kontaktujte nás kdykoliv s použitím kontaktních údajů uvedených v části 9 níže. 
• Můžete vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, požádat nás o omezení zpracování svých osobních údajů nebo požádat o přenositelnost svých osobních údajů. Opět tak můžete učinit s použitím kontaktních údajů uvedených v části 9 níže. 
• Pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu, potom můžete kdykoliv tento souhlas odvolat. Odvolání souhlasu neovlivní zákonnost jakéhokoliv zpracování, které jsme provedli před odvoláním, ani nebude mít vliv na zpracování vašich osobních údajů provedené na zákonném základě pro zpracování jiném, než je souhlas.
• Na shromažďování a používání vašich osobních údajů námi máte právo podat stížnost u orgánu pro ochranu údajů. Další informace získáte od místního orgánu pro ochranu údajů. 

Odpovídáme na všechny žádosti, které obdržíme, od osob, které chtějí uplatnit svá práva na ochranu údajů v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.

9. Kontaktní údaje

S veškerými otázkami nebo požadavky týkajícími se tohoto oznámení o ochraně osobních údajů se obraťte na adresu privacyemea@cushwake.com. Pokud se nacházíte v Německu, můžete kontaktovat vedoucího pověřence pro ochranu údajů (DPO) společnosti C&W v Německu. Kontaktní údaje na našeho DPO v Německu jsou přístupné zde.